Czym jest etykieta logistyczna i jakie informacje powinna zawierać?

Choć często mylona z prostą etykietą transportową, jej rola jest znacznie szersza. Oprócz danych adresowych zawiera również zakodowane informacje o zawartości, pochodzeniu, trasie przesyłki czy wymaganych warunkach transportu.

Zgodnie z międzynarodowym standardem GS1, etykieta logistyczna to oznaczenie zawierające unikalny Numer Jednostki Logistycznej (SSCC) oraz inne dane zapisane w czytelnej postaci i kodów kreskowych, co umożliwia automatyczną identyfikację i usprawnia współpracę między systemami różnych firm.

Jakie informacje powinna zawierać etykieta logistyczna?

Aby etykieta logistyczna spełniała swoją funkcję, musi być zgodna z obowiązującymi standardami oraz czytelna zarówno dla ludzi, jak i dla systemów automatycznego przetwarzania danych. Warto przy tym pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, szczególnie w kontekście przepisów RODO. Informacje na etykiecie powinny być ograniczone do tych, które są rzeczywiście potrzebne na etapie dostawy. W praktyce powinna ona zawierać:

• Dane nadawcy i odbiorcy -  imię i nazwisko (lub nazwa firmy), adres dostawy, a w uzasadnionych przypadkach również numer telefonu kontaktowego. Jeśli to możliwe, warto unikać nadmiarowych danych, takich jak adres e-mail, o ile nie są wymagane przez operatora logistycznego.
• Opis zawartości - liczba paczek, waga, rodzaj towaru, oznaczenie partii lub numer zamówienia. Te dane są pomocne podczas przyjęcia towaru i jego dalszego rozdzielania.
• Kod SSCC (Serial Shipping Container Code) - unikalny identyfikator jednostki logistycznej zapisany w formie kodu kreskowego, zgodny z normą GS1.
• Kody kreskowe lub QR - ułatwiają automatyczne skanowanie i identyfikację przesyłki na różnych etapach transportu.
• Oznaczenia specjalne - np. „ostrożnie szkło”, „nie rzucać”, „góra/dół”, które wskazują na wymagania dotyczące obchodzenia się z towarem.

Dlaczego warto stosować etykiety zgodne ze standardami?

W wielu przypadkach, zwłaszcza przy współpracy z dużymi firmami transportowymi, stosowanie etykiet zgodnych z wytycznymi GS1 jest po prostu wymagane. W innych to dobra praktyka, która usprawnia pracę i ogranicza ryzyko błędów. Ujednolicone dane są łatwiejsze do odczytania, a sam proces kompletacji, wysyłki i doręczenia przebiega sprawniej.

W praktyce oznacza to mniej telefonów z pytaniami, mniej zagubionych paczek i mniej pomyłek przy rozładunku. A to przekłada się bezpośrednio na czas, koszty i zadowolenie klienta.